Proses Bisnis Dan Study Kasus dengan Menggunakan SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Oleh : Ayu Nafilah Tafsirul filiyah

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa bagian proses yang masing-masing memiliki tandasendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Davenport (1993) mendefinisikan proses bisnis sebagai “aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, keluaran, dan masukan yang jelas.
2. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
3. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai plus pada penerima.
4. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur perusahaan atau organisasi
5. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pembuat proses yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Dan proses bisnis tidak bisa dipisahkan dengan adanya sistem informasi akuntansi yang dimana keduanya salin berkorelasi,

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi atau perusahaan

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
• Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations)
• Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
• Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship)

Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis.

Jadi keduanya tentulah sangat berkaitan demi terjalannya bisnis yang bagus dan ideal. Contoh studi kasus, pada PT CNE

PT. CNE

PT CNE adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, berlokasi di  Cikarang, Jawa Barat, memproduksi televisi berwarna berbagai model. Perusahaan telah berdirisejak Mei 2000, dan melakukan proses produksi secara semi knock down,  dimana perakitan komponen tidak sepenuhnya dilakukan oleh perusahaan, tetapi  sebagaian telah diterima dalam bentuk setengah jadi dari pemasok.Bahan baku yang diperoleh dari supplier lokal dan luar negeri (impor) dirakit

lebih lanjut di perusahaan untuk menghasilkan barang jadi berupa televisi berwarna yang siap dipasarkan dan digunakan oleh konsumen akhir. Proses produksi meliputi perakitan, pengaturan (adjustment) karakteristik gambar dan suara dan fitur lainnya, pengetesan dan  packing.

Pada awal berdirinya perusahaan hingga tahun 2003, perusahaan hanya melayani pasar lokal di Indonesia. Perusahaan memasarkan dan mendistribusikan produknya  berupa televisi berwarna ke seluruh wilayah nusantara melalui distributor/toko yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia seperti Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Denpasar, Medan, Makassar, Manado,Pontianak, dan lainnya.

Sejak awal tahun 2003, perusahaan melihat peluang pasar global yang cukup menjanjikan dan marketing melakukan usaha-usaha yang agressif untuk mendapatkan pasar di luar negeri. Usaha itupun menghasilkan buah dan, sejak bulan Mei hingga Desember 2003, perusahaan menandatangani kontrak dengan beberapa perusahaan distribusi dari Afrika Utara, Timur Tengah, Amerika Latin dan Rusia untuk pemasaran dan penjualan produknya di wilayah dan negara-negara tersebut.

Maka pada tahun awal tahun 2004 perusahaan telah menambah kapasitas produksi dari 10.000 unit / bulan menjadi 20.000 unit perbulan. Lini produkdi ditambah  dari 2 line menjadi 4 line dan jumlah karyawan meningkat dari 200 orang menjadi 350 orang. Penambahan karyawan yang paling signifikan terdapat di bagian produksi.

SIKLUS PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

1.      Bagian Production Planning & Inventory Control (PPIC)

Bagian PPIC akan membuat Rencana Kebutuhan Material (Material Requirements

Planning -MRP) untuk bahan baku (material) berdasarkan forecast dan bahan baku yang masihtersedia (on hand), sesuai dengan BOM (Bill of Materials) dari setiap model.

2.      Bagian Purchasing

Bagian Purchasing akan menerima permintaan pembelian (purchase request) dari PPIC yang disertai dengan MRP, dimana jumlah dan jadual penerimaaan bahan baku sudah dicantumkan. Purchaing selanjutnya membuat Purchase Order (PO) ke supplier-supplier, sesuai dengan daftar supplier dan jenis bahan baku. PO yang sudah diotorisasi juga diberikan rangkapnya ke bagian Gudang dan bagian Keuangan dan Akuntansi.Untuk pembelian impor, bagian Purchasing akan mengisi form L/C Opening

Request yang dilampiri dengan copy PO rangkap 3, rangkap ke 1 ke bagian Exim,

rangkap ke 2 ke bagian Keuangan dan Akuntansi dan rangkap ke 3 difile.

3.      Bagian Expor Import (Exim)

Melakukan applikasi L/C ke Bank dengan mengisi formulir applikasi yang sudah disediakan oleh Bank, sesuai dengan jumlah Purchase Order. Bagian Exim akan menerima copy L/C dari Bankdan satu copy diberikan ke Bagian Hutang Dagang.

Setelah bagian EXIM menerima Shipping document berupa Invoice, Packing List

dan B/L, copy akan diberikan ke bagaian Hutang dagang dan bagian Gudang.

4.      Bagian Gudang

Bagian Gudang akan menerima lembaran formulir pesanan pembelian (PO). Ketika  barang datang, delivery order (atau surat jalan akan dicocokkan dengan PO. Setelah itu akan mebuat laporan penerimaan barang (LPB) rangkap 3. Rangkap pertama akan dikirimkan ke bagian PPIC, rangkap ke 2 ke bagian hutang dagang dan

rangkap ke 3 di file. Setelah itu bagian gudang akan melakukan pencatatan barang masuk kekartu stok gudang.

5.      Bagian Hutang Dagang (Bagian dari Keuangan & Akunting)

Bagian Hutang Dagang menerima laporan penerimaan barang, surat jalan, pesanan pembelian dan seluruh dokumen diarsipkan pada arsip hutang dagang tertunda. Ketika invoice dan faktur pajak diterima, maka bagian Hutang Dagang  merekonsiliasi seluruh dokumen pembelian dan hutang, kemudian membukukannya pada buku besar pembantu hutang dangan, kemudian membuka voucher jurnal ke bagian Buku Besar (General Ledger). Bagian Hutang Dagang kemudian membuka voucher pengeluaran kas rangkap 2, rangkap 1 ke bagian Treasury dan rangkap ke 2 diarsip. Untuk pembelian impor bagian Hutang dagang akan menerima copy LC dan shipping document (Invoice, Packing List dan Bill of Lading (B/L), dan melakukan pencataan dan pembuatan voucher jurnal seperti di atas.

6.      Treasury (Bagian dari Keuangan & Akunting)

Treasury membuka giro/cek pembayaran dan meminta otorisasi dari Direktur Keuangn dan Administrasi dan CEO. Setelah diotorisasi cek difotocopy rangkap 2, cek asli dikirim ke vendor, salinan 1 dikirim ke bagian Hutang Dagang dan salinan kedua diarsipkan. Treasury membuka voucher jurnal dan mengirimkannya ke GL.Staff General Ledger (Bagiandari Keuangan dan Akunting) Bagian General Ledger melakukan update setelah melakukan reskonsilisasi terhadap voucher jurnal yang diterima.

Referensi :

1.      mulyadi, system informasi akuntansi 1993 salemba 4 universtas gajah mada

2.      http://ambarwati.dosen.narotama.ac.id/files/2013/12/Studi-Kasus-Praktikum-SIA-ABC-2013.pdf